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Ein Kartenterminal einrichten dauert bei vorbereiteten Unterlagen meist nur wenige Stunden reine Arbeit, verteilt auf Antrag, Identifizierung, Inbetriebnahme und Test. Die wichtigsten Schritte sind die Prüfung Ihrer Identität durch den Zahlungsdienstleister, die Initialisierung des Geräts mit Terminal-ID und Sicherheitsschlüsseln, die Einstellungen für Beleg und Trinkgeld sowie eine Testzahlung mit Storno und Kassenschnitt. Dieser Ratgeber führt Sie in der Reihenfolge durch, in der Sie vorgehen, zeigt die Unterschiede zwischen klassischem Terminal und App-Gerät und hilft, wenn beim Start etwas nicht funktioniert.
Die Reihenfolge ist bei fast allen Anbietern gleich. Wer sie kennt, vermeidet Wartezeiten und kann am ersten Verkaufstag sicher kassieren. Planen Sie zwischen Antrag und Start einige Werktage für Prüfung und Versand ein und richten Sie das Gerät nicht erst am Eröffnungsmorgen ein.
Wenn Sie das Terminal an eine Kasse anbinden, kommt nach Schritt sechs die Kassenanbindung hinzu. Welches Gerät für Ihren Betrieb überhaupt passt, klärt unser Säulenartikel zum richtigen Gerät für die Kartenzahlung.
Bevor ein Terminal Zahlungen annehmen darf, prüft der Zahlungsdienstleister, wer Sie sind. Das ist keine Schikane, sondern Pflicht nach dem Geldwäschegesetz, das Zahlungsinstitute zur Identifizierung ihrer Vertragspartner und zur Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten verpflichtet. Je nach Anbieter läuft das per Videoident, per App mit Ausweisfoto oder über einen Termin vor Ort. Wie Zahlungsdienstleister beaufsichtigt werden, erklärt der Beitrag zum Zahlungsdienstleister.
Wählen Sie den Firmennamen, der auf den Kontoauszügen Ihrer Kundschaft erscheint, so, dass er wiedererkannt wird. Ein unbekannter Name auf der Abrechnung führt sonst zu Rückfragen bei der Bank und im schlimmsten Fall zu Rückbuchungen.
Bei klassischen Terminals, wie sie Netzbetreiber und Banken vermieten, erhalten Sie mit dem Vertrag eine Händlernummer, oft VU-Nummer genannt, und eine Terminal-ID. Diese Daten verknüpfen das Gerät mit Ihrem Akzeptanzvertrag und Ihrem Konto. Das Terminal wird an Strom und Netzwerk angeschlossen, bei Mobilgeräten wird die SIM-Karte eingesetzt, danach geben Sie Sprache und Terminal-ID ein und wählen die Kommunikationsart.
Anschließend folgt die Initialisierung. Das Terminal verbindet sich mit dem Server des Netzbetreibers und lädt die Parameter der Kartensysteme sowie die Sicherheitsschlüssel. Beim Modell CCV Base Next startet das Gerät laut Kurzanleitung am Ende der Einrichtung automatisch eine Initialisierung, eine erweiterte Diagnose und eine EMV-Konfigurationsdiagnose und druckt dazu Belege mit dem Ergebnis. REA Card gibt für die Initialisierung 15 bis 30 Minuten an. Während dieser Zeit darf der Strom nicht unterbrochen werden.
Die Belege von Initialisierung und Diagnose zeigen, ob das Gerät korrekt beim Netzbetreiber angemeldet ist. Bei Störungen fragt die Hotline oft genau danach.
Deutlich schneller geht es bei App-basierten Geräten. Einen Bluetooth-Kartenleser koppeln Sie mit der App des Anbieters auf Smartphone oder Tablet, melden sich mit Ihrem Händlerkonto an und folgen den Hinweisen. Das Gerät nutzt dann die Internetverbindung des Telefons. Achten Sie darauf, dass Bluetooth und Standortfreigabe für die App aktiviert sind, sonst findet die App den Leser nicht.
Eigenständige Terminals mit eigenem Bildschirm verbinden Sie direkt mit dem WLAN oder nutzen die eingebaute SIM-Karte. SumUp liefert etwa das Solo laut eigener Webseite mit SIM-Karte und unbegrenzten Daten aus. Nach dem Einschalten melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an, das Gerät lädt Updates und ist danach zahlungsbereit. Wann sich die eigene Mobilfunkverbindung lohnt, erklärt der Ratgeber zum Kartenterminal mit SIM-Karte.
Bei Tap to Pay auf dem Smartphone entfällt das Gerät ganz. Sie laden die App, aktivieren die Funktion und können sofort kontaktlose Zahlungen annehmen. Einzelheiten stehen auf der Seite zu SoftPOS-Lösungen.
Viele Einstellungen lassen sich später ändern, einige sollten aber vor der ersten echten Zahlung sitzen. Sonst stehen falsche Angaben auf den Belegen oder Mitarbeitende können Funktionen nutzen, die Sie nicht freigeben wollten.
| Einstellung | Was Sie festlegen | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Belegkopf | Firmenname, Adresse, eventuell Telefon | Kundschaft erkennt den Händler auf dem Beleg |
| Belegdruck | Händlerbeleg, Kundenbeleg, digitaler Beleg | Spart Papier, Händlerbeleg dient als Nachweis |
| Trinkgeld | Abfrage aus oder an, feste Prozentvorschläge | Saubere Trennung vom Umsatz in der Abrechnung |
| Passwörter | Händler- und Technikpasswort ändern | Schutz vor unberechtigten Gutschriften |
| Kassenschnitt | Manuell oder automatisch zu fester Uhrzeit | Umsätze werden zuverlässig eingereicht |
| Sprache | Deutsch, eventuell automatische Kundensprache | Touristen verstehen die Hinweise |
Beim Trinkgeld sollten Sie vorab klären, wie Sie es an Ihr Team weitergeben und verbuchen. Hinweise dazu bietet der Beitrag zum Trinkgeld per Kartenzahlung. Gutschriften, also Erstattungen ohne vorherige Zahlung am selben Tag, sollten nur mit Händlerpasswort möglich sein.
Bevor die erste Kundin zahlt, testen Sie den kompletten Ablauf mit Ihrer eigenen Karte. Zahlen Sie 1 Euro, stornieren Sie die Zahlung sofort und machen Sie anschließend einen Kassenschnitt, bei manchen Anbietern auch Tagesabschluss genannt. Damit prüfen Sie Kartenlesung, Online-Verbindung, Belegdruck, Storno und Einreichung in einem Durchgang.
Der Kassenschnitt schließt den Tag am Terminal ab und druckt eine Summe aller Zahlungen. Bei vielen klassischen Terminals werden die Umsätze erst damit zur Abrechnung eingereicht. Vergessene Kassenschnitte verzögern deshalb die Auszahlung. Ein Storno ist in der Regel nur bis zum Kassenschnitt möglich, danach erstatten Sie den Betrag per Gutschrift. Wann das Geld ankommt, erklärt der Ratgeber zur Auszahlung von Kartenumsätzen.
Vergleichen Sie im Preisrechner Anbieter und Geräte, die zu Ihrem Umsatz und Ihrer Branche passen, und starten Sie mit klaren Konditionen.
Soll das Terminal mit der Kasse zusammenarbeiten, aktivieren Sie im Terminal die Kassenanbindung, tragen in der Kasse IP-Adresse, Port und Passwort ein und testen den Ablauf aus der Kasse heraus. Das Terminal braucht dafür eine feste IP-Adresse im Netzwerk. Die Wege und Fallstricke beschreiben die Ratgeber Kassensystem und Kartenterminal verbinden und zur ZVT-Schnittstelle.
Nehmen Sie sich anschließend eine Viertelstunde für das Team. Jede Person an der Kasse sollte wissen, wie eine Zahlung abgebrochen, ein Storno durchgeführt und eine Belegkopie gedruckt wird, was bei einer abgelehnten Karte zu sagen ist und wo die Hotlinenummer liegt. Gutschriften und Kassenschnitt bleiben besser bei Verantwortlichen mit Passwort.
Die meisten Probleme bei der Inbetriebnahme haben einfache Ursachen. Prüfen Sie zuerst Strom, Netz und Anmeldung, bevor Sie die Hotline anrufen.
| Symptom | Häufige Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Initialisierung bricht ab | Keine stabile Verbindung oder falsche Terminal-ID | Netzwerkkabel und Terminal-ID prüfen, Vorgang wiederholen |
| Terminal findet kein Netz | Schwacher Mobilfunk oder WLAN außer Reichweite | Standort wechseln, LAN nutzen, Empfang prüfen |
| App findet den Kartenleser nicht | Bluetooth oder Standortfreigabe aus | Freigaben aktivieren, Leser neu starten und koppeln |
| Kasse erreicht das Terminal nicht | Neue IP-Adresse oder falscher Port | Feste IP vergeben, Port und Passwort abgleichen |
| Zahlung wird abgelehnt | Karte, Limit oder fehlende Freischaltung einer Kartenart | Mit anderer Karte testen, Freischaltung beim Anbieter erfragen |
| Kein Beleg | Rolle falsch herum eingelegt | Thermorolle mit beschichteter Seite zum Druckkopf einlegen |
Bleibt die Störung, hilft der Ratgeber zur Störung der Kartenzahlung mit weiteren Ursachen und Fehlercodes weiter.
Ein eingerichtetes Terminal läuft meist jahrelang ohne Probleme, aber ein Ausfall am vollen Samstag ist teuer. Legen Sie deshalb schon bei der Einrichtung fest, was im Notfall passiert. Viele Terminals können bei einem Netzausfall eingeschränkt offline weiterarbeiten, Details erklärt der Beitrag zum Kartenterminal im Offline-Betrieb.
Machen Sie die Kartenzahlung zum Schluss gut sichtbar, an der Tür und an der Kasse. Welche Aufkleber und Hinweise sinnvoll sind, steht im Ratgeber zum Schild für die Kartenzahlung. Für Kartenterminals selbst ist keine TSE nötig, die Pflicht nach Paragraf 146a Abgabenordnung betrifft nur die elektronische Kasse.
Die reine Einrichtung dauert bei App-Geräten wenige Minuten, bei klassischen Terminals mit Initialisierung etwa eine halbe bis eine Stunde. Zwischen Antrag und erster Zahlung liegen wegen Identifizierung und Versand meist einige Werktage.
Gerät laden, an Strom und Netz anschließen oder SIM-Karte nutzen, Terminal-ID eingeben oder in der App anmelden, initialisieren lassen und Einstellungen festlegen. Danach folgen Testzahlung, Storno und Kassenschnitt.
Laden Sie die App des Anbieters, melden Sie sich mit Ihrem Händlerkonto an und koppeln Sie den Leser per Bluetooth. Bluetooth und Standortfreigabe müssen für die App aktiviert sein.
Bei der Initialisierung verbindet sich das Terminal mit dem Server des Netzbetreibers und lädt die Parameter der Kartensysteme und die Sicherheitsschlüssel. Sie ist bei der Ersteinrichtung und nach bestimmten Änderungen nötig.
Zahlungsdienstleister sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet, ihre Vertragspartner zu identifizieren und die wirtschaftlich Berechtigten festzustellen. Ohne diese Prüfung wird das Konto nicht freigeschaltet.
Bei vielen klassischen Terminals werden die Umsätze erst mit dem Kassenschnitt zur Abrechnung eingereicht, ein täglicher Kassenschnitt ist deshalb üblich. Viele Geräte lassen sich auf einen automatischen Kassenschnitt zu fester Uhrzeit einstellen.
In der Regel nicht. Nach dem Kassenschnitt erstatten Sie den Betrag per Gutschrift auf die Karte, sofern diese Funktion freigeschaltet ist.
Nein, die TSE-Pflicht nach Paragraf 146a Abgabenordnung betrifft die elektronische Kasse. Ein Kartenterminal allein braucht keine TSE.
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