Bis zu 40% Gebühren sparen
Wer sein Kassensystem und Kartenterminal verbinden möchte, hat heute vier Wege, die lokale Anbindung über das Protokoll ZVT, eine Cloud-Schnittstelle des Zahlungsdienstleisters, ein Komplettsystem aus Kasse und Zahlung aus einer Hand oder ein Smart Terminal mit Kassen-App. Alle haben dasselbe Ziel, die Kasse übergibt den Betrag automatisch und erhält das Ergebnis zurück, sodass nichts doppelt eingetippt wird. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob Sie Ihre Kasse behalten wollen, wie frei Sie beim Zahlungsanbieter bleiben möchten und ob Sie mobil kassieren. Dieser Ratgeber stellt die Optionen gegenüber, zeigt, wie Sie die Kompatibilität prüfen, und führt durch die Einrichtung.
Ohne Anbindung arbeiten Kasse und Kartenterminal nebeneinander. Das Personal bongt den Einkauf, liest die Summe ab und tippt sie ins Terminal. Bei 150 Kartenzahlungen am Tag sind das 150 Gelegenheiten für einen Zahlendreher. Ist der Betrag am Terminal zu niedrig, fehlt Geld, ist er zu hoch, reklamiert die Kundschaft. Beim Tagesabschluss stimmen Kartenumsatz laut Kasse und laut Terminal dann nicht überein, und jemand muss suchen.
Wenn Sie Kassensystem und Kartenterminal verbinden, schickt die Kasse den Betrag direkt an das Terminal. Die Kundin zahlt, das Terminal meldet das Ergebnis, und die Kasse bucht die Zahlung automatisch als girocard oder Kreditkarte. Der Zahlungsbeleg kann auf den Kassenbon gedruckt werden, Stornos laufen aus der Kasse. Das spart an der Kasse einige Sekunden je Vorgang und am Abend die Abstimmung. Wie sich Kartenumsätze im Kassenbericht sauber abbilden, erklärt ein eigener Ratgeber.
Am Markt haben sich vier Modelle durchgesetzt. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie eng Kasse und Zahlungsanbieter aneinander gebunden sind.
Kasse und Terminal sprechen über ein herstellerunabhängiges Protokoll im eigenen Netz oder per Kabel.
Die Kasse schickt den Zahlauftrag über den Server des Zahlungsdienstleisters an das Terminal.
Kasse und Kartenzahlung vom selben Anbieter, fertig verbunden ausgeliefert.
Ein Android-Gerät vereint Kassensoftware, Kartenleser und oft einen Drucker.
Daneben bleibt die einfachste Lösung, Terminal und Kasse getrennt zu nutzen. Das ist für Betriebe mit wenigen Kartenzahlungen am Tag völlig in Ordnung, wird aber mit steigender Frequenz zur Fehlerquelle.
Die folgende Tabelle stellt die Wege nach den Kriterien gegenüber, die in der Praxis den Ausschlag geben.
| Weg | Vorteile | Nachteile | Passt für |
|---|---|---|---|
| Ohne Anbindung | keine Einrichtung, jedes Terminal nutzbar | doppelte Eingabe, Fehler beim Abgleich | wenige Zahlungen am Tag |
| ZVT lokal | herstellerunabhängig, Anbieterwechsel ohne neue Kasse möglich | Einrichtung im Netzwerk, Freigabe durch Kassenhersteller nötig | bestehende Kasse, Handel und Gastronomie |
| Cloud-Schnittstelle | kein Kabel, keine feste IP, auch mobil | an den Zahlungsanbieter gebunden, braucht Internet | Cloud-Kassen, mobile Teams |
| Komplettsystem | alles aus einer Hand, ein Ansprechpartner | Wechsel des Zahlungsanbieters bedeutet meist neue Kasse | Neugründung, kleine Betriebe |
| Smart Terminal | Kasse und Zahlung in einem Gerät | kleiner Bildschirm, begrenzte Kassenfunktionen | mobile Betriebe, Tischservice |
Wenn Sie bereits eine Kasse haben, mit der Sie zufrieden sind, ist die Frage meist nicht welcher Weg, sondern welche Terminals Ihre Kasse unterstützt. Bei einer Neuanschaffung lohnt es sich dagegen, Kasse und Zahlung gemeinsam zu planen.
ZVT steht für Zahlungsverkehrsterminal und ist laut dem Verband der Terminalhersteller in Deutschland ein herstellerunabhängiges Kommunikationsprotokoll zwischen Bezahlterminals und elektronischen Kassen oder Automaten. Die Kasse steuert das Terminal mit festen Befehlen für Zahlung, Storno, Gutschrift und Kassenschnitt. Verbunden wird seriell, per USB oder über das Netzwerk, bei vielen Geräten mit dem voreingestellten Port 20007.
Der große Vorteil ist die Unabhängigkeit. Viele Terminals verschiedener Hersteller beherrschen ZVT, und Sie können den Zahlungsdienstleister wechseln, solange das neue Terminal von Ihrer Kasse freigegeben ist. Laut Anbieterangaben bieten zum Beispiel Fiserv mit SoftConnect, Vert mit dem Clover Flex und ZahlungsWERK eine solche Kassenanbindung an. Neben ZVT gibt es das XML-basierte Protokoll O.P.I., das vor allem in größeren Handelssystemen läuft. Alle technischen Details stehen im Ratgeber zur ZVT-Schnittstelle.
Viele Cloud-Kassen arbeiten mit ausgewählten Zahlungsdienstleistern zusammen, deren Terminals sie über das Internet ansteuern. Laut SumUp wird das Solo für die Cloud API einmal per Kopplungscode mit der Kasse verbunden, danach schickt die Kasse den Zahlauftrag an den SumUp-Server, und das Ergebnis kommt per Webhook zurück. Kasse und Terminal müssen dafür nicht im selben Netz sein. Auch Stripe setzt auf Integration in Partnerkassen, und Viva nennt nach eigenen Angaben über 450 Kassenpartner.
Für Sie ist das bequem, weil weder Kabel noch feste IP-Adresse nötig sind und mobile Terminals überall verbunden bleiben. Der Haken ist die Bindung. Ihre Kasse muss genau diesen Zahlungsanbieter unterstützen, und wer später wechseln will, braucht eine Kasse, die auch den neuen Anbieter kennt. Prüfen Sie außerdem, was bei einem Internetausfall passiert, denn ohne Verbindung zur Cloud kommt der Zahlauftrag nicht beim Terminal an.
Viele Cloud-Kassen veröffentlichen eine Liste der unterstützten Zahlungsanbieter. Steht Ihr Wunschanbieter nicht darauf, hilft auch das beste Angebot nicht.
Am wenigsten Arbeit macht ein System, bei dem Kasse und Kartenzahlung vom selben Anbieter kommen. Laut unserer Anbieterdatenbank bieten unter anderem Lightspeed Payments mit der Restaurantkasse, REA Card mit eigenen Kassensystemen und dem All-in-One-Gerät REA X3, SumUp mit eigenem Kassensystem und Zettle mit einer kostenlosen Kassen-App inklusive TSE solche Lösungen an. Die Zahlung landet automatisch in der Kasse, Support und Abrechnung kommen aus einer Hand.
Smart Terminals gehen noch einen Schritt weiter. Ein Android-Gerät wie die Clover-Familie bei Fiserv und Vert oder die Smart-Terminals von myPOS vereint Kassen-App, Kartenleser und oft einen Drucker. Für Foodtrucks, Marktstände oder den Tischservice reicht das häufig. Für einen Laden mit großem Sortiment, Waage oder Kundendisplay ist eine vollwertige Kasse meist besser geeignet.
Der Preis der Bequemlichkeit ist die Bindung. Wer den Zahlungsanbieter wechseln will, muss bei einem Komplettsystem in der Regel auch die Kasse wechseln. Vergleichen Sie deshalb die Transaktionsgebühren genauso sorgfältig wie die Kassenfunktionen.
Geben Sie im Preisrechner an, ob Sie bereits ein Kassensystem nutzen, und vergleichen Sie Anbieter, die dazu passen.
Die Einrichtung einer lokalen ZVT-Anbindung folgt bei fast allen Geräten demselben Muster. Bei Cloud-Lösungen entfallen die Netzwerkschritte, dort koppeln Sie Kasse und Terminal per Code in der Software.
Klappt die Testzahlung, sollten Sie auch Sonderfälle prüfen, etwa einen Abbruch durch die Kundin, eine abgelehnte Karte und eine Zahlung mit Trinkgeld. Erst wenn die Kasse alle Fälle richtig verbucht, ist die Anbindung fertig. Die komplette Inbetriebnahme des Terminals beschreibt der Ratgeber Kartenterminal einrichten.
Der häufigste Fehler ist, zuerst ein günstiges Terminal zu bestellen und danach festzustellen, dass die Kasse es nicht unterstützt. Klären Sie die folgenden Fragen schriftlich mit Kassen- und Zahlungsanbieter, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.
Bei den laufenden Kosten zählen Terminalmiete und Gebühren je Zahlung mehr als die einmalige Einrichtung. Einen Überblick geben die Ratgeber zu den Kosten der Terminalmiete und zu den Gebühren der Kartenzahlung.
Eine allgemeine Empfehlung gibt es nicht, aber typische Muster. Die Übersicht ordnet die Wege nach Betriebstyp, alphabetisch innerhalb jeder Gruppe gibt es mehrere passende Anbieter.
| Betrieb | Ausgangslage | Naheliegender Weg |
|---|---|---|
| Einzelhandel mit bestehender Kasse | Kasse mit Warenwirtschaft soll bleiben | ZVT-Terminal von der Freigabeliste der Kasse |
| Restaurant mit Tischservice | Rechnungen teilen, Trinkgeld verbuchen | Gastrokasse mit integriertem mobilen Terminal oder ZVT |
| Café oder Bäckerei, Neugründung | Noch keine Kasse vorhanden | Komplettsystem oder Cloud-Kasse mit Partnerterminal |
| Foodtruck und Marktstand | Wechselnde Orte, wenig Platz | Smart Terminal mit Kassen-App und SIM-Karte |
| Filialbetrieb | Mehrere Standorte, zentrale Auswertung | Kasse mit ZVT oder Cloud-Integration, einheitliche Terminals |
Die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach Paragraf 146a Abgabenordnung gilt für die elektronische Kasse, nicht für das Kartenterminal. Die Kartenzahlung wird in der Kasse als Zahlart erfasst und mit dem Bon über die TSE abgesichert. Für den Datenexport nach der DSFinV-K unterscheidet die Kasse dabei unter anderem EC-Karte und Kreditkarte. Eine Anbindung, die den Kartentyp mitliefert, erleichtert diese Zuordnung.
Der Zahlungsbeleg des Terminals ist ein zusätzlicher Beleg für die Kundschaft. Viele Kassen drucken ihn auf den Kassenbon, das spart Papier und einen zweiten Ausdruck. Wie lange Sie Händlerbelege und Tagesabschlüsse aufbewahren, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Es gibt vier Wege, die lokale Anbindung per ZVT, eine Cloud-Schnittstelle des Zahlungsanbieters, ein Komplettsystem aus einer Hand oder ein Smart Terminal mit Kassen-App. Welcher passt, hängt davon ab, ob Ihre Kasse bleiben soll und welche Terminals sie unterstützt.
In vielen Fällen ja, wenn die Kasse eine ZVT-Schnittstelle oder Partnerintegrationen bietet. Fragen Sie Ihren Kassenhersteller nach der Liste freigegebener Terminals und bestellen Sie erst danach.
Nein. Die Kasse muss das konkrete Modell oder den Anbieter unterstützen. Auch zwei ZVT-fähige Geräte arbeiten nur dann vollständig zusammen, wenn der Kassenhersteller die Kombination getestet hat.
Das hängt vom Kassenanbieter ab. Manche berechnen eine einmalige Einrichtung oder eine Lizenz für die Schnittstelle, bei Komplettsystemen ist die Verbindung meist enthalten. Laufend zahlen Sie Terminalmiete oder Kaufpreis und die Gebühren je Zahlung.
Pflicht ist sie nicht, das Terminal funktioniert auch allein. Bei vielen Zahlungen am Tag spart die Verbindung aber Zeit, verhindert Tippfehler und erleichtert den Tagesabschluss.
Ohne Internet erreicht der Zahlauftrag das Terminal nicht. Je nach Anbieter können Sie das Terminal dann eigenständig bedienen oder auf eine Mobilfunkverbindung ausweichen, klären Sie das vorab.
Nein, die TSE-Pflicht nach Paragraf 146a Abgabenordnung betrifft die elektronische Kasse. Das Terminal liefert die Zahlungsdaten, die Kasse sichert den Bon ab.
Geben Sie Ihren Bedarf an und erhalten Sie kostenlos Angebote passender Anbieter.
So sprechen Kasse und Terminal miteinander
Von der Lieferung bis zum ersten Kassenschnitt
Alle Geräteklassen im Überblick
Kasse und Zahlung aus einer Hand
Preisrechner
Anbietervergleich